Commencez par confirmer que la personne est un employé
Avant de mettre en place la paie, vérifiez si le travailleur est réellement un employé ou un entrepreneur indépendant. L'ARC examine l'ensemble de la relation, et non l'étiquette inscrite dans le contrat. Parmi les facteurs figurent l'intention des parties, qui contrôle la manière et le moment où le travail est exécuté, qui fournit les outils, si le travailleur peut réaliser un profit ou subir une perte, et s'il peut embaucher des aides. La page de l'ARC sur le statut d'employé ou de travailleur indépendant explique ces facteurs.
Une erreur à ce sujet peut entraîner des retenues à la source impayées, des pénalités et des intérêts. Si un travailleur est vraiment un employé, vous devez retenir et remettre l'impôt, le RPC et l'AE, même si les deux parties ont convenu d'autre chose.
Avant le premier jour de paie
1. Ouvrir les bons comptes auprès de l'ARC
Il vous faut un numéro d'entreprise et un compte de programme de retenues sur la paie (RP) avant l'échéance de votre première remise. Par exemple, si votre premier jour de paie est le 25 mars, votre première remise serait due le 15 avril. Inscrivez-vous tôt plutôt qu'à la dernière minute. Si vous n'avez pas encore enregistré l'entreprise elle-même, consultez notre service d'enregistrement d'entreprise.
2. Recueillir les renseignements sur l'employé
Avant le premier paiement, obtenez le numéro d'assurance sociale (NAS) de l'employé et ses formulaires TD1 fédéral et provincial remplis. Le TD1 indique quels crédits d'impôt personnels appliquer pour calculer les retenues. Conservez des copies au dossier.
3. S'inscrire à la CSPAAT au besoin
En Ontario, de nombreux employeurs doivent s'inscrire à la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) dans les 10 jours civils suivant l'embauche de leur premier travailleur. La couverture est obligatoire dans de nombreux secteurs, dont la construction, les restaurants et les bars, le camionnage, la fabrication, l'agriculture, ainsi que la vente et les services. Certains secteurs sont facultatifs, comme les banques et les assureurs, les agences de voyages, les photographes, de nombreux salons de coiffure et les garderies privées. Omettre de s'inscrire lorsque c'est exigé peut entraîner des pénalités et des primes rétroactives. Servez-vous de la page d'inscription de la CSPAAT pour vérifier votre catégorie.
4. Établir la rémunération, les avantages sociaux et le calendrier de paie
Décidez de la fréquence de paie, du taux horaire ou du salaire et des avantages sociaux. Consignez le tout dans un contrat de travail écrit conforme à la Loi sur les normes d'emploi (LNE) de l'Ontario. Le salaire minimum général de l'Ontario est de 17,95 $ l'heure du 1er octobre 2026 au 30 septembre 2027. Consultez la page du gouvernement sur le salaire minimum pour connaître les taux particuliers qui pourraient s'appliquer à votre situation.
Ce que vous retenez, et ce que vous devez aussi
À chaque paie, vous retenez l'impôt sur le revenu, la cotisation de l'employé au RPC et la cotisation de l'employé à l'AE. Vous payez ensuite votre propre part :
- La cotisation de l'employeur au RPC correspond à celle de l'employé.
- La cotisation de l'employeur à l'AE équivaut à 1,4 fois celle de l'employé.
L'ARC met à jour les taux et les maximums chaque année; servez-vous donc de ses ressources sur la paie ou de son Calculateur en ligne des retenues sur la paie plutôt que de vous fier à un chiffre tiré d'un guide. Nous expliquons comment tout cela s'articule dans La paie au Canada : RPC, AE et remises à l'ARC.
Vacances et autres notions de base de la LNE
Les employés de l'Ontario ont droit à des vacances et à une indemnité de vacances. L'indemnité de vacances est d'au moins 4 % du salaire brut pour les employés comptant moins de cinq ans de service, et d'au moins 6 % après cinq ans. Le congé annuel est de deux semaines, puis de trois semaines après cinq ans. Les autres sujets de la LNE, comme les jours fériés, les heures de travail, la cessation d'emploi et le préavis, dépassent la portée de ce guide; consultez donc la LNE avant d'établir vos politiques.
Remettre ce que vous avez retenu
Les nouveaux employeurs sont généralement des verseurs réguliers. Cela signifie que vous envoyez les retenues et votre part d'employeur à l'ARC au plus tard le 15 du mois suivant le mois du paiement de la paie. L'ARC peut vous faire passer à un autre calendrier selon votre montant moyen des retenues mensuelles. Moins de 25 000 $ correspond à un verseur régulier, et la remise trimestrielle n'est offerte que pour de très petits montants (moins de 1 000 $), à des dates fixées par l'ARC.
Remettre à temps importe plus que la plupart des nouveaux employeurs ne le croient. Les retenues ne sont pas votre argent, et l'ARC les considère comme détenues en fiducie pour le gouvernement. Programmez un rappel récurrent et payez à partir d'un compte distinct si votre trésorerie est serrée. Les remises tardives entraînent des pénalités :
| Durée du retard | Pénalité sur le montant en retard |
|---|---|
| 1 à 3 jours | 3 % |
| 4 à 5 jours | 5 % |
| 6 à 7 jours | 7 % |
| Plus de 7 jours, ou aucune remise | 10 % |
La pénalité ne s'applique qu'à la partie qui dépasse 500 $, sauf si le défaut était délibéré ou résultait d'une négligence grave. Des intérêts courent aussi sur le montant dû.
Fin d'année et fin d'emploi
- Feuillets T4 et sommaire : à produire au plus tard le dernier jour de février pour l'année civile précédente. La pénalité pour production tardive est de 25 $ par jour par feuillet, avec un minimum de 100 $ et un maximum de 2 500 $.
- Relevé d'emploi (RE) : délivré lorsqu'un employé subit un arrêt de rémunération. Pour les relevés électroniques d'employés payés chaque semaine, aux deux semaines ou deux fois par mois, délivrez-le dans les cinq jours civils suivant la fin de la période de paie au cours de laquelle l'arrêt survient. Les employeurs qui paient mensuellement sont soumis à une règle différente; consultez le guide du relevé d'emploi de Service Canada. Délivrer les relevés rapidement aide les anciens employés à demander des prestations sans délai.
- Documents : conservez les registres de paie pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent.
Une liste de vérification pour une première embauche
- Confirmez le statut d'employé selon les facteurs de l'ARC.
- Ouvrez un compte de retenues sur la paie auprès de l'ARC.
- Vérifiez si l'inscription à la CSPAAT est requise et faites-la dans les 10 jours suivant l'embauche.
- Obtenez le NAS et les formulaires TD1.
- Mettez en place un contrat de travail écrit.
- Calculez les retenues avec le calculateur de l'ARC ou un logiciel de paie.
- Inscrivez vos dates de remise à votre calendrier.
- Enregistrez tout dans vos livres pour simplifier la fin d'année.
Si vous préférez ne pas gérer la paie vous-même, notre service de paie prend en charge les retenues, les remises, les T4 et les relevés d'emploi, et notre équipe de comptabilité peut relier les écritures de paie à vos livres. Des questions sur votre situation? Communiquez avec nous.