Exigences du programme de conformité de CANAFE pour les ESM

Ce qu'est un programme de conformité

Un programme de conformité est l'ensemble des règles écrites, des rôles et des vérifications qui démontrent à CANAFE que vous gérez les risques de blanchiment d'argent, de financement des activités terroristes et de contournement des sanctions. Les entreprises de services monétaires (ESM) doivent en avoir un en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (LRPCFAT) et de ses règlements. Les lignes directrices de CANAFE sur le programme de conformité énoncent les éléments qu'il recherchera lors d'un examen.

S'inscrire comme ESM ne satisfait pas à cette obligation. L'inscription vous permet d'exercer vos activités. Le programme démontre que vous pouvez le faire de façon responsable. Si vous n'êtes pas encore inscrit, commencez par notre guide sur l'inscription des ESM auprès de CANAFE.

Les cinq éléments exigés

1. Nommer un responsable de la conformité

Quelqu'un doit être chargé de la mise en œuvre du programme. Choisissez une personne ayant assez d'autorité et de temps pour s'acquitter de cette tâche, et consignez la nomination par écrit. Dans une très petite entreprise, le propriétaire assume souvent ce rôle, mais l'obligation ne disparaît pas du simple fait qu'il n'y a qu'une personne.

2. Rédiger et tenir à jour des politiques et des procédures

Vos politiques doivent être écrites, tenues à jour et, pour une entité, approuvées par un cadre supérieur. Elles doivent décrire ce que votre personnel fait réellement : comment les clients sont identifiés, comment les opérations sont surveillées, quand les déclarations sont produites, comment les documents sont conservés et comment une opération douteuse est signalée à l'interne. Copier un modèle générique sans l'adapter est une faiblesse courante.

3. Documenter une évaluation des risques

L'évaluation des risques sert à expliquer quelles parties de votre entreprise sont les plus exposées. CANAFE s'attend à ce que vous teniez compte, au minimum, des éléments suivants :

• vos clients et vos relations d'affaires
• les produits et services que vous offrez
• la façon dont vous les offrez (en personne, en ligne, par l'entremise de mandataires)
• les zones géographiques avec lesquelles vous faites affaire
• les nouvelles technologies et les évolutions qui touchent votre entreprise
• vos affiliés, le cas échéant
• l'évaluation nationale des risques du gouvernement

L'évaluation doit être documentée et déboucher sur des mesures de contrôle proportionnées au risque. Les clients ou les corridors à risque plus élevé exigent des mesures plus strictes.

4. Former votre personnel

Vous devez avoir un programme de formation continue écrit et un plan pour l'offrir, qui vise toute personne qui traite avec des clients, des opérations ou des documents. Un propriétaire unique sans employés n'est pas tenu d'avoir un programme de formation, mais les autres éléments s'appliquent tout de même.

5. Évaluer l'efficacité du programme

Vous devez planifier et réaliser un examen de l'efficacité au moins tous les deux ans. Un vérificateur interne ou externe peut s'en charger, et l'examinateur doit vérifier si vos politiques et vos contrôles fonctionnent en pratique. Dans les 30 jours suivant la fin de l'examen, un rapport écrit est remis à un cadre supérieur; il présente les constatations, les mises à jour des politiques effectuées pendant la période d'examen et l'état de la mise en œuvre.

Déclarations que vous pourriez devoir produire

Vos politiques doivent nommer chaque type de déclaration, la personne qui la prépare et le délai applicable. Les principales déclarations pour les ESM figurent ci-dessous. Confirmez toujours les détails à jour sur les pages de CANAFE indiquées, car les formulaires et le libellé changent.

Consultez les pages de CANAFE sur la déclaration des opérations douteuses pour connaître le critère et le processus en détail.

Connaître son client : identification et tenue de documents

Les seuils qui déclenchent la vérification de l'identité dépendent du type d'activité. CANAFE les énumère pour les ESM, notamment 10 000 $ pour les espèces ou la monnaie virtuelle, 3 000 $ pour les opérations de change, les mandats, les chèques de voyage et l'encaissement de chèques, et 1 000 $ pour certains transferts. Il n'y a aucun seuil pour les opérations douteuses : si quelque chose semble anormal, les règles de vérification et de déclaration s'appliquent tout de même.

Les méthodes acceptées comprennent une pièce d'identité avec photo délivrée par un gouvernement, un dossier de crédit d'au moins trois ans, la méthode à double procédé et le recours à une autre entité réglementée. Chaque méthode a ses propres exigences de tenue de documents, qui doivent figurer dans vos procédures. Nos services de conformité CANAFE comprennent l'élaboration de ces procédures en fonction de la manière dont votre entreprise reçoit réellement les paiements.

Conservez les documents pendant au moins cinq ans et soyez prêt à les fournir à CANAFE dans les 30 jours suivant une demande. Une copie de chaque DOD est aussi conservée pendant cinq ans.

À quoi peuvent ressembler les pénalités

CANAFE peut imposer des pénalités administratives pécuniaires (PAP). Pour les violations survenues avant le 26 mars 2026, les fourchettes étaient de 1 $ à 1 000 $ pour une violation mineure, de 1 $ à 100 000 $ pour une violation grave et, pour une violation très grave, de 1 $ à 100 000 $ pour un particulier ou de 1 $ à 500 000 $ pour une entité. Les pénalités s'appliquent par violation et peuvent s'additionner.

Les modifications en vigueur depuis le 26 mars 2026 ont changé le régime. CANAFE indique que les maximums peuvent atteindre 40 fois les limites précédentes et qu'il peut recourir à des accords de conformité obligatoires et à des ordonnances de conformité pour des violations prescrites. Pour connaître les montants actuels et la façon dont ils s'appliquent à votre entreprise, consultez les lignes directrices de CANAFE sur les pénalités ou demandez conseil à un professionnel, car ce domaine évolue encore.

La pénalité publiée à l'encontre d'une ESM dans une affaire récente faisait état de problèmes que beaucoup de petites entreprises partagent : des DT produites en retard, l'absence de politiques et de procédures écrites, une évaluation des risques qui n'utilisait pas les facteurs prescrits, l'absence d'examen de l'efficacité aux deux ans et le non-respect d'une directive ministérielle.

Une liste de vérification pratique

1. Nommez le responsable de la conformité et consignez-le par écrit.
2. Rédigez des politiques qui correspondent à votre véritable façon de travailler et faites-les approuver par un cadre supérieur.
3. Réalisez une évaluation des risques documentée qui tient compte de tous les facteurs exigés.
4. Établissez un plan de formation et conservez les registres de présence.
5. Planifiez l'examen de l'efficacité aux deux ans et décidez qui le réalisera.
6. Préparez des modèles de déclaration et inscrivez les échéances à votre calendrier.
7. Mettez à l'épreuve la récupération de vos documents : pouvez-vous retrouver un dossier vieux de cinq ans en un jour ou deux?
8. Relisez votre programme chaque fois que vos produits, vos corridors ou votre technologie changent.

Par où commencer

Si vous bâtissez une entreprise de paiements transfrontaliers ou de change, planifiez le programme avant votre première opération avec un client, et non après. Vous pouvez consulter les renseignements de CANAFE sur les ESM en parallèle avec notre aperçu des paiements internationaux, puis communiquer avec nous pour que nous vous aidions à cerner ce dont votre programme a besoin.